Allgemeine Geschäftsbedingungen für Online-Buchungen von Meetings bei Scandic



Allgemein

Sie und das Hotel vereinbaren hiermit die nachstehenden Allgemeinen Geschäftsbedingungen für die Buchung von Tageskonferenzen. Der Name des Hotelbetreibers (im Folgenden als „Scandic“ oder „Das Hotel“ bezeichnet), mit dem die Vereinbarung geschlossen wird, ist in der Buchungsbestätigung angegeben. Vorbehaltlich einer besonderen Vereinbarung gelten die nachstehenden Bestimmungen.

Bitte beachten Sie, dass diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen nur für Konferenzbuchungen gelten, die über die Website von Scandic vorgenommen und bestätigt werden. Wenn Sie über einen anderen Kanal eine Konferenzanfrage stellen oder eine Buchung vornehmen (z. B. per E-Mail), erhalten Sie ein Angebot bzw. eine Bestätigung mit den dann geltenden Allgemeinen Geschäftsbedingungen.

Buchung und Bestätigung

Um eine Buchung einer Tageskonferenz über das Buchungsportal MeetingPackage.com auf der Scandic-Website (das „Portal“) vorzunehmen, müssen Sie ein Benutzerkonto („Konto“) erstellen. Die Erstellung eines Kontos erfolgt online und wird per E-Mail an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse bestätigt. Alle mit Ihrer Buchung verbundenen Informationen werden in Ihrem Konto gespeichert. Das Konto ist erforderlich, um Buchungen über das Portal vornehmen zu können.
Zur Buchung eines Tagungsraums in einem Scandic-Hotel und der Erstellung eines Kontos müssen Sie mindestens 18 Jahre alt sein. Sie sind verpflichtet, wahrheitsgemäße, vollständige und aktuelle Angaben gemäß den Vorgaben im Portal zu machen. Wenn Sie im Namen eines Unternehmens oder einer anderen juristischen Person handeln, erklären und versichern Sie, dass Sie befugt sind, im Namen dieser juristischen Person eine Buchung vorzunehmen und diesen Geschäftsbedingungen zuzustimmen. Sollten Sie nicht befugt sein, im Namen der juristischen Person zu handeln, werden Sie persönlich für die Buchung haftbar gemacht.
Eine Buchung ist verbindlich, sobald sie von Scandic bestätigt wurde und Sie eine Buchungsnummer erhalten haben. Sie können diese schriftlich per E-Mail oder direkt in Ihrem Konto erhalten. Etwaige Änderungen der Buchung müssen über das Portal oder schriftlich an das Hotel erfolgen.
Das Hotel behält sich das Recht vor, Ihnen im Rahmen Ihrer Buchung einen Tagungsraum zuzuteilen, der für die von Ihnen bei der Buchung angegebene Teilnehmerzahl am besten geeignet ist. Die Tagungsbuchung gilt für die in der Buchungsbestätigung angegebene Teilnehmerzahl. Bei einer wesentlichen Änderung der Teilnehmerzahl ist das Hotel berechtigt, für die Tagung einen neuen Tagungsraum zuzuweisen und die Einzelheiten und Preise der Tagung neu zu verhandeln.
Die Buchung kann ohne schriftliche Zustimmung von Scandic nicht auf Dritte übertragen werden. Für online gebuchte Tagungsräume fällt keine Provision an.
Die auf der Website von Scandic angegebenen Preise sind nur auf der Scandic-Website verfügbar und buchbar und werden nicht angeboten, wenn Sie eine Buchung direkt über das Hotel, die Reservierungsbüros von Scandic oder einen Drittanbieter-Kanal veranlassen.

Unternehmensverträge und -ermäßigungen gelten nicht immer für die Buchung von Konferenzen über die Scandic-Website; dies hängt von Ihrer Vereinbarung mit Scandic ab. Auf bereits vorgenommene Buchungen können Ermäßigungen nicht mehr angewendet werden.

Pflichten des Hotels und Ihre Wünsche

Informieren Sie das Hotelpersonal vor Ihrer Ankunft über etwaige Sonderwünsche wie z. B. besondere Ernährungswünsche, damit sich das Hotel auf Ihre Konferenz vorbereiten kann. Sollten Sonderwünsche zu kurzfristig vor der Konferenz mitgeteilt werden, können diese vom Hotel möglicherweise nicht berücksichtigt werden.

Bezahlung

Die Bezahlung erfolgt per Kreditkarte bei Buchung über die Scandic-Website oder bei Ankunft im Hotel. Alternativ ist auch eine Bezahlung per Rechnung möglich, wenn Ihr Unternehmen eine entsprechende Rechnungsvereinbarung mit Scandic abgeschlossen hat (siehe unten). Allerdings haften Sie als Kunde für alle mit Ihrer Buchung verbundenen Kosten, sofern keine anderweitige Vereinbarung mit dem Hotel besteht.

Wird die Konferenz zum Zeitpunkt der Buchung im Voraus bezahlt, wird die Vorauszahlung von der Endrechnung abgezogen und, wie unten angegeben, bei der Berechnung der Stornierungsgebühren berücksichtigt. Falls die Konferenz im Voraus bezahlt wurde und innerhalb der angegebenen Stornierungsfristen Stornierungen oder Kürzungen vorgenommen wurden, leistet Scandic die Erstattung über dieselbe Kreditkarte, mit der die Buchung bezahlt wurde. Nachdem wir die Erstattung autorisiert haben, muss diese noch von Ihrer Bank bearbeitet werden. Die Bearbeitungszeit der Erstattung hängt von der jeweiligen Bank und der gewählten Zahlungsmethode ab.

Eine Bezahlung per Rechnung ist nur dann möglich, wenn Ihr Unternehmen eine gültige Rechnungsvereinbarung mit Scandic abgeschlossen hat. Falls keine gültige Rechnungsvereinbarung vorliegt, wird das Hotel Sie zwecks Vereinbarung einer alternativen Zahlungsmethode kontaktieren. Falls keine gültige Rechnungsvereinbarung vorliegt oder wir Sie nicht erreichen können, um eine alternative Zahlungsmethode zu vereinbaren, behält sich das Hotel das Recht vor, die Buchung zu stornieren.

Bei Bezahlung per Rechnung ist der entsprechende Betrag innerhalb von 10 Tagen ab Rechnungsdatum zu bezahlen. Als Buchender der Tagung haften Sie für alle damit verbundenen Kosten. Für die Rechnungsstellung wird eine Gebühr erhoben. Bei Zahlungsverzug werden 1,5 % Zinsen pro laufenden Monat sowie eine Bearbeitungsgebühr fällig.

Änderungen und Stornierungen

• • Wenn die Teilnehmerzahl Ihrer Tagung zum Zeitpunkt Ihrer Buchung zwischen 2 und 15 liegt, sind Stornierungen und Änderungen von Buchungen bis zu 3 Tage (72 Stunden) vor dem Ankunftsdatum und -zeitpunkt kostenlos möglich.
  • Wenn die Teilnehmerzahl Ihrer Tagung zum Zeitpunkt Ihrer Buchung zwischen 16 und 30 liegt, sind Stornierungen und Änderungen von Buchungen bis zu 7 Tage vor dem Ankunftsdatum und -zeitpunkt kostenlos möglich.
  • Wenn die Teilnehmerzahl Ihrer Tagung zum Zeitpunkt Ihrer Buchung zwischen 31 und 50 liegt, sind Stornierungen und Änderungen von Buchungen bis zu 14 Tage vor dem Ankunftsdatum und -zeitpunkt kostenlos möglich.
  • Wenn die Teilnehmerzahl Ihrer Tagung zum Zeitpunkt Ihrer Buchung über 51 liegt, gelten für Stornierungen und Änderungen die Bestimmungen unserer Allgemeinen Geschäftsbedingungen.

Wenn Sie Ihre Buchung zu einem späteren Zeitpunkt stornieren oder ändern, behält sich das Hotel das Recht vor, Ihnen den vollen Preis in Rechnung zu stellen. Bei Nichterscheinen, verspäteter Ankunft oder vorzeitiger Abreise hat das Hotel Anspruch auf eine Entschädigung in Höhe des vollen endgültigen Buchungspreises.

Verarbeitung personenbezogener Daten

Die Scandic Hotels Group AB (Registernummer 556703-1702) und andere Unternehmen der Scandic-Gruppe (in diesem Abschnitt zusammen als „Scandic“, „wir“, „uns“ bezeichnet) werden Ihre personenbezogenen Daten als Verantwortliche verarbeiten, wenn Sie eine Tageskonferenz über das Portal buchen.

Wenn Sie über das Portal eine Tageskonferenz in einem unserer Hotels buchen, wird ein Konto auf Ihren Namen erstellt. Das Konto ist erforderlich, um Buchungen über das Portal vorzunehmen. Wir werden die von Ihnen im Portal und im Konto angegebenen personenbezogenen Daten verarbeiten, um Ihre Buchung bereitzustellen, abzuwickeln, zu verwalten, nachzuverfolgen und die diesbezügliche Zahlung abzuwickeln. Dazu gehört, dass wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, um Sie in Bezug auf Ihre Anliegen oder Anfragen im Zusammenhang mit Ihrer Buchung über einen unserer Kommunikationswege (z. B. E-Mail oder Telefon) zu informieren, mit Ihnen zu kommunizieren und auf Ihre Anliegen oder Anfragen zu reagieren. Ihre personen- und buchungsbezogenen Daten werden in Ihrem Kontoprofil gespeichert.

Das Konto kann jederzeit auf Ihren Wunsch hin gelöscht werden, indem Sie sich an das Hotel wenden. Bitte beachten Sie jedoch, dass Sie ohne ein gültiges Konto keine Buchungen über das Portal vornehmen können. Die Löschung Ihres Kontos hat keine Auswirkungen auf bereits vorgenommene Buchungen.

Wenn Sie uns sensible personenbezogene Daten mitteilen (wie z. B. Angaben zu Allergien oder Ernährungspräferenzen), erklären Sie sich mit der Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten durch uns für die Zwecke der Abwicklung Ihrer Buchung einverstanden.

Wir verarbeiten die folgenden personenbezogenen Daten, um Ihre Buchung und Ihr Konto zu verwalten:

Personenbezogene Daten

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung

Identitätsbezogene Daten (z. B. Name) Kontaktdaten (z. B. E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift) Kontoinformationen (z. B. Anmeldedaten) Zahlungsdetails, die für Ihre Zahlungswahl gelten (z. B. Handelsregisternummer, Karteninformationen, Firmen-E-Mail-Adresse, Firmenanschrift, Referenz)  Buchungsdetails (z. B. frühere oder bevorstehende Konferenzen) Sensible personenbezogene Daten (z. B. gesundheitsbezogene Informationen wie Allergien)  Sonstige uns im Zusammenhang mit Ihrer Buchung zur Verfügung gestellte Daten (z. B. Tagungsraumanfragen)

Die Verarbeitung ist erforderlich, damit wir unsere Vereinbarung mit Ihnen (Ausrichtung von Tageskonferenzen) erfüllen können. Die Verarbeitung sensibler personenbezogener Daten erfolgt auf der Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung.

Aufbewahrungsfrist: Im Zusammenhang mit einer konkreten Buchung erhobene personenbezogene Daten werden nach dem Ende der betreffenden Tageskonferenz für die Dauer von 120 Tagen gespeichert.  Im Zusammenhang mit Ihrem Kontoprofil erhobene personenbezogene Daten (Kontoinformationen) werden für die Dauer des Bestehens des Kontos verarbeitet.

Ihre personenbezogenen Daten und sonstige Informationen über Ihre Buchung können an Unternehmen innerhalb und außerhalb der EU/des EWR weitergegeben werden, die Scandic-Hotels betreiben, jedoch nicht Teil der Scandic-Gruppe sind, oder an unsere Lieferanten, damit wir Ihre Buchung verwalten können (z. B. wenn Sie einen Tagungsraum in einem Hotel eines unserer Franchisenehmer buchen). Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt „Übermittlung personenbezogener Daten und Empfänger, an die wir Informationen weitergeben“ in der Datenschutzrichtlinie von Scandic.

Scandic hat geeignete technische und organisatorische Maßnahmen umgesetzt, um Ihre personenbezogenen Daten beispielsweise vor Verlust, Manipulation und unberechtigtem Zugriff zu schützen. Wir passen unsere Sicherheitsmaßnahmen kontinuierlich an neue Technologien an, um ein hohes Sicherheitsniveau zu gewährleisten.

Das Datenschutzrecht gewährt Ihnen verschiedene Rechte in Bezug auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns. Sie können Ihre Rechte, wie im Abschnitt „Ihre Rechte“ in der Datenschutzrichtlinie von Scandic beschrieben, ausüben. Wenn Sie Ihre Rechte ausüben möchten, suchen Sie bitte ein Scandic-Hotel in Ihrer Nähe auf und wenden Sie sich an das Empfangspersonal, das Ihnen behilflich sein wird. Alternativ senden Sie bitte eine E-Mail an gdpr@scandichotels.com.

Bei Fragen, Anmerkungen oder Beschwerden hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten oder der Einhaltung der Datenschutzrichtlinie von Scandic oder geltender Datenschutzrechte durch uns, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren (siehe Kontaktdaten im Abschnitt „An wen können Sie sich bei Fragen wenden?“ in unserer Datenschutzrichtlinie).

Allgemeine Vorbehalte/Höhere Gewalt

Falls Scandics Verpflichtungen und Verbindlichkeiten von Streiks, Aussperrungen, Blockaden, Krieg, Lieferengpässen, Naturkatastrophen oder anderen nicht vom Hotel zu beeinflussenden Umständen betroffen sind, ist Scandic von der Erfüllung seiner Verpflichtungen befreit und ohne jegliche Haftungsverpflichtung zur Stornierung Ihrer Buchung berechtigt.

Streitigkeiten

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen unterliegen uneingeschränkt dem materiellen Recht des Landes, in dem sich das gebuchte Hotel befindet, ungeachtet diesbezüglicher Rechtswahlklauseln.