Das perfekte Meeting

Was braucht es, um Ihr Treffen effizienter und inspirierender zu machen? Wir haben unsere besten Tipps von unseren erfahrenen Mitarbeitern in unseren Tagungshotels zusammengestellt. Von der Gestaltung der Einladung über die Belebung eines Meetings bis hin zur Nachbereitung.

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Meetings heutzutage sind weit entfernt von perfekt

Mehr als neun von zehn schwedischen Managern glauben, dass Meetings eine wichtige Rolle beim Erfolg des Unternehmens spielen, während die Hälfte der Meetingzeit ineffizient ist. Es gibt noch ein hohes Verbesserungspotenzial, deshalb haben wir unsere Experten im Planen von Meetings und Konferenzen - die Scandic Tagungshotels - gefragt, ob sie ihre besten Tipps für das perfekte Meeting zusammenstellen. Wir glauben, dass diese Meeting-Tipps Ihrem Unternehmen sowohl Zeit als auch Geld sparen könnte.

Dinge, die vor dem Meeting zu beachten sind

  1. Warum?
    Ein Meeting anzusetzen, heißt Menschen zu bitten, ihre Zeit und Energie zur Verfügung zu stellen. Fragen Sie sich also, ob das Meeting notwendig ist und ob die Ziele klar definiert sind.

  2. Wer?
    Denken Sie darüber nach, welche Menschen an dem Meeting teilnehmen sollten, damit das Ziel erreicht werden kann. Erwägen Sie, einen Gast mitzubringen, um eine weitere Inspirationsquelle zur Verfügung zu stellen.

  3. Was?
    Schreiben Sie eine Agenda, damit jeder weiß, was beim Meeting passieren wird. Wenn Sie etwas von den Teilnehmern erwarten, ist dies der Platz, um es aufzuschreiben.

  4. Wo?
    Ist das Meeting für einen Konferenzraum oder irgendwo in der Stadt geeignet? Bei einem großen Meeting sollten Sie den Ort im Voraus besuchen, um die Ausrüstung zu überprüfen und sicherzustellen, dass das Essen bestellt wurde.

Auf der Einladung zum Meeting sollten die Antworten auf diese Punkte enthalten sein. Die notwendigen Mindestinformationen sind Zeit, Teilnehmer, Ort, Anfahrt und Ziel.

Scandics Taste Break, serviert am Nachmittag. Das Foto zeigt den Taste Break verfügbar in schwedischen Hotels, mit Einflüssen internationaler Küche.

Regeln für ein angenehmeres Meeting

Bereiten Sie einige Regeln für das Meeting vor, um den größtmöglichen Nutzen herauszuziehen, der Kreativität freien Lauf zu lassen und unnötige Ablenkungen zu verringern.

Nachbereitungs-Checkliste

Nach dem Meeting müssen die Ideen umgesetzt werden. Hier ist eine einfache Checkliste für das Ende eines perfekten Meetings.

  1. Danksagung
    Ein Dankeschön per E-Mail sollte innerhalb von 24 Stunden versandt werden, vorzugsweise am selben Abend nach dem Meeting. Die E-Mail sollte kurz sein - es ist der Gedanke, der zählt.

  2. Resümee
    Schicken Sie eine Zusammenfassung der Agenda und den Entscheidungen (vielleicht mit einigen Notizen beigefügt), aber halten Sie es kurz, Sie wollen nicht das Interesse der Teilnehmer verlieren.

  3. Klären Sie alle nächsten Schritte
    Die Zusammenfassung sollte eine glasklare Beschreibung der zukünftigen Maßnahmen enthalten. Welche Entscheidungen wurden getroffen und wer muss was tun, sind nur ein paar Beispiele.

  4. Auswertung
    Wenn das Meeting zeitintensiv war, ist eine Auswertung eine gute Idee. Verwenden Sie eine Online-Umfrage mit ausreichend Fragen, um eine hohe Antwortrate zu gewährleisten. Damit sich Meetings im Laufe der Zeit wirklich verbessern, ist ein gutes Auswertungsverfahren Pflicht.

  5. Begeisterung
    Eine positive Grundeinstellung ist wichtig. Vergessen Sie nicht, während der Meetings positives Feedback zu geben - das ist genauso wichtig, wie konstruktive Kritik.