neues konzept für effizientere meetings

Bevor Scandic ein neues Meeting-Konzept vorgestellt hat, hat man Kunden eingeladen und zu einem Teil der Entscheidungsfindung gemacht. Das neue Konzept ist eine zukunftsträchtige Investition, in deren Rahmen 500 Meeting Advisors an dem erforderlichen Training teilnehmen, um die Meetings der Kunden effizienter und erfolgreicher zu gestalten.

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hilfestellung IN PLANUNG, AUSFÜHRUNG UND BEWERTUNG

Scandic ist bereits die größte Hotelkette Skandinaviens, und das nächste Ziel lautet, das führende Unternehmen auf dem Gebiet von Konferenzen und Meetings zu werden. Um dieses Ziel zu erreichen, hat Scandic 2.000 Veranstaltungsteilnehmer und Eventmanager eingeladen.

Umfragen haben ergeben, dass die Kunden maßgeschneiderte Lösungen und eine persönliche Betreuung verlangten - sowie Hilfe bei der Planung, Durchführung und Bewertung.

Um das zu erreichen, bildet Scandic im nächsten Jahr 500 Meeting Advisors aus. Diese Berater werden effiziente Meetingprogramme individuell für ihre Kunden zusammenstellen.

„Es geht nicht darum, unseren Kunden zu erzählen, wie sie es zu machen haben, sondern eher darum ihnen zuzuhören, was sie erreichen möchten. Wir werden uns eingehend mit Absicht und Ziel ihrer Meetings beschäftigen und ausgehend davon sorgfältig vorbereitete Alternativen vorstellen“, so Robert Wilhelmsson, Head of Concept and Product bei Scandic.

Untersuchungen haben ergeben, dass Mitarbeiter bis zu 30 % ihrer Arbeitszeit in Meetings verbringen. Eine Zahl, die bei Managern gut doppelt so hoch ausfällt.

„Der Trend zeigt, dass Meetings kürzer werden, auf der anderen Seite gibt es jedoch immer mehr davon. Unternehmen wissen, dass Meetings teuer sind, sie sind sich jedoch auch der Möglichkeiten bewusst und fragen nach Lösungen, um sie möglichst effizient zu gestalten. Wir werden eine beratende Rolle einnehmen, um Ihre Mitarbeiter noch kompetenter zu machen.“

Scandic empfängt jährlich über fünf Millionen Konferenzteilnehmer in über 2.000 Tagungsräumen und 230 Hotels. Wilhelmsson erläutert außerdem, dass Speisen und Getränke wichtige Teile der Meetings sind.

„Die Mahlzeit selbst ist ein Meeting - bei dem sich unser Dienstleistungsmodell an die Gruppe, ihre Bedürfnisse und die Interaktion anpasst. Außerdem wissen wir, dass Speisen ungemein wichtig für den Gesamteindruck sind. Um die 40 % der Gäste haben Allergien oder spezielle Ernährungspräferenzen und wir haben unsere Speisekarten dementsprechend angepasst.“

Das neue Meeting-Konzept wird jetzt in allen 230 Hotels in Skandinavien eingeführt.

SECHS TIPPS - So gestalten Sie ein effizienteres Meeting

  1. Bedenken Sie den Grund Ihres Meetings
    Geht es darum, eine Entscheidung zu treffen, um Ausbildung, Networking, Verkauf oder darum, die Teilnehmer zu inspirieren?

  2. Trauen Sie sich, Ansprüche zu stellen
    Ein fesselndes und effizientes Meeting ist ein Gewinn für alle Beteiligten. Stellen Sie Regeln auf, an die sich gehalten wird - „konfiszieren“ Sie z. B. zu Beginn des Meetings alle Handys.

  3. Schaffen Sie die richtige Stimmung
    Möblieren Sie den Raum neu, damit die Teilnehmer sich einfacher bewegen und ihre Energie teilen können oder um eine entspanntere Stimmung zu schaffen.

  4. Nutzen Sie die Technik, um eine größere Wirkung zu erzielen
    Live-Übertragungen und andere technische Lösungen bringen Leben in Ihr Meeting. Auch Gamification bindet die Teilnehmer mehr ein. Heute sind einfache Lösungen, die Ihre Meetings interaktiver gestalten, nur einen Klick entfernt.

  5. Bezaubern Sie mit Speisen und Getränken
    Speisen sind ein wichtiger Teil des Meeting-Erlebnisses. Vergessen Sie langweilige Sandwiches - beeindrucken Sie die Teilnehmer mit frischen und inspirierenden Alternativen, die allen schmecken, unabhängig von Allergien oder Vorlieben.

  6. Nutzen Sie das Überraschungselement
    Erfrischungen, die von einem Café-Fahrrad serviert werden, oder eine Jogging-Pause durch den Veranstaltungsort (um die Sauerstoffversorgung des Gehirns anzukurbeln) können den Unterschied zwischen einem erfolgreichen Meeting und Zeitverschwendung bedeuten.